Egy egri startup olyan mesterségesintelligencia-alapú megoldást fejlesztett, amely a rendezvények lebonyolításában közvetlenül a szervezők és a helyszíni munkatársak munkáját támogatja. A Cessy nevű AI-asszisztens a rendezvény akár több tíz oldalas forgatókönyvéből kinyeri az információt, és röviden, lényegre törően válaszol a lebonyolítás közben a stáb kérdéseire.
Az alapprobléma
Egy rendezvény megszervezése során több száz, nagyobb események esetében akár több ezer feladat, időpont, helyszín, felelős és egyéb információ összehangolása szükséges. A rendezvényipar szereplői régóta keresik annak lehetőségét, hogyan lehetne ezt a hatalmas információmennyiséget úgy kezelni, hogy a megfelelő információ a megfelelő emberhez, a megfelelő időben jusson el.
Egy egri startup – a Cascade Event System Kft. – most erre fejlesztett működő megoldást: Cessyt, a Cascade Event System mesterséges intelligenciával működő rendezvényasszisztensét. A rendszer alapja egy vizuális rendezvényforgatókönyv, amelyből az AI képes információkat értelmezni, összefüggéseket keresni és a rendezvényen dolgozók kérdéseire választ adni – a világ bármely nyelvén, ha úgy hozza a helyzet.
A mellékelt gombon elérhető Cessy példa-forgatókönyve, és a kattintás után már lehet is Cessyt faggatni.
Elsősorban a szervezőket segíti az AI
A rendezvényiparban használt digitális megoldások jelentős része elsősorban a közönség kezelésére koncentrál: regisztráció, jegyértékesítés, beléptetés, résztvevői kommunikáció vagy kapcsolattartás. A Cascade más problémát céloz. A fókusz a rendezvény mögött dolgozó embereken van. Egy technikus megkérdezheti, hol és mikor kell lennie. Egy hostess lekérdezheti a saját feladatait. A catering koordinátor megkérdezheti, hogy egy adott időpontban hol és milyen mennyiségű cateringre van szükség. Egy produkciós munkatárs megtudhatja, mikor érkezik egy fellépő, ki a felelős egy adott területért, vagy kit kell keresni egy felmerülő probléma esetén. A lényeg: mindenki azonnal hozzáfér az információhoz, és abban a formában, ahogy arra szüksége van.
Cessy a számára hozzáférhető forgatókönyv alapján válaszol, és a kérdéseket természetes nyelven lehet feltenni neki. A rendszer többnyelvű kommunikációra is képes, így a rendezvényen dolgozó külföldi munkatársak számára sem jelent akadályt, ha nem ugyanazt a nyelvet beszélik, mint a szervezők.
„Mi lenne, ha a forgatókönyved beszélni tudna?”
A Cascade egyik alapgondolata egyszerű: Mi lenne, ha a rendezvény forgatókönyve beszélni tudna hozzád?
A mesterséges intelligencia nem önállóan találja ki a rendezvény működését, hanem a rendelkezésére bocsátott forgatókönyvi adatokból dolgozik. Nem egyszerűen csak adatot szolgáltat, de képes olyan következtetéseket is helyesen levonni, mint például: van-e két esemény között ütközés, melyik dolgozónak nyúlik a munkaideje 12 órán túl, azaz igény esetén ellenőriz, potenciális veszélyt rejtő részekre hívja fel a figyelmet.
Vagy akár matematikai műveletekre is képes: a rendezvény reggelén összesíteni tudja, hogy a konyhának mindösszesen 12 kg pogácsát kell sütnie, és azt is megmondja, hogy azt milyen bontásban kell majd kihelyezni.
Az AI-technológia ilyen formában még sehol nincs jelen a rendezvényiparban, és bár még ez csak az első lépés, máris forradalmasítja a rendezvény lebonyolításának vezérlését.
A Word-forgatókönyvtől a vizuális „rendezvénytérképig”
A Cascade Event System nem egyszerűen egy online forgatókönyv. A rendszer a rendezvény teljes folyamatát egy vizuális idő–helyszín koordináta-rendszerben jeleníti meg. Így egyetlen nézetben láthatóvá válhat, hogy mikor, hol, milyen feladatok zajlanak, ki a felelős, mely folyamatok párhuzamosak, és hol kapcsolódnak össze az egyes munkafolyamatok.
Egy több száz eseményt tartalmazó forgatókönyvnél ez olyan problémák felismerésében is segíthet, amelyek egy hosszú Word- vagy Excel-dokumentumban könnyen elvesznek: például ha egy munkatársnak egyszerre két helyen kellene lennie, túl rövid idő áll rendelkezésre egy technikai átállásra, vagy egyszerre túl sok feladat koncentrálódik egy adott helyszínen.
A rendszer ugyanakkor nem akarja száműzni a jól ismert Word-forgatókönyvet, sőt! A Cascade-ben elkészített forgatókönyv Word-formátumba is exportálható, így a szervezők továbbra is használhatják a megszokott, nyomtatható dokumentumot – immár egy AI által támogatott digitális rendszerből előállítva.
Régi forgatókönyvekből is képes kiindulni
A fejlesztők arra is gondoltak, hogy a rendezvényszervezőknek gyakran évek alatt felépített forgatókönyv-állományaik vannak.
A Cascade képes korábbi Excel-forgatókönyvek adatainak importálására, így nem szükséges minden rendezvényt a nulláról újra felépíteni. Az importált adatokból a rendszer felépíti a forgatókönyv workflow-ját, amely ezután vizuálisan is elemezhető és tovább szerkeszthető.
Tavalyiból ideit?
Egy évente ismétlődő fesztivál vagy konferencia esetében a Cascade rendszerben a szervező egy gombnyomással létre tudja hozni az azévi forgatókönyvet, és már csak az aktuális változásokat kell átvezetnie.
Nincs több „melyik a legfrissebb forgatókönyv?”
A rendezvényszervezés egyik klasszikus szervezési problémája a verziókövetés.
„Átküldtem a legfrissebb forgatókönyvet.”
„Nekem még a tegnapi van meg.”
„Várj, ezt már módosítottuk.”
„Azt az e-mailt nem kaptad meg?”
A Cascade erre a problémára is talált megoldást. A forgatókönyv egy központi rendszerben található, az egyes munkacsoportok pedig célzott információkat kaphatnak belőle. A technikusoknak például létrehozható technikai nézet, a catering csapatnak catering-információkat tartalmazó kivonat, a hostesseknek pedig a saját feladataikat tartalmazó megosztás. Ha aztán a szervező módosít valamit a központi forgatókönyvben, a korábban megosztott információ is frissíthető, így nem kell minden változáskor új dokumentumot küldeni és újabb e-mailekkel bombázni a csapatot.
Ez különösen a rendezvény előtti utolsó órákban és a helyszíni lebonyolítás során lehet fontos, amikor akár néhány perccel az esemény előtt is változhat egy program, egy helyszín, egy időpont vagy egy felelős személy.
Természetesen Cessy, az AI-asszisztens minden változásról azonnal értesül, és mindig a legfrissebb infókat osztja meg a kérdezővel.
Mindenki csak azt láthatja, amire szüksége van
A nagy rendezvények másik problémája az információ túlzott mennyisége.
Egy több száz vagy ezer elemből álló forgatókönyvből nem feltétlenül hasznos, ha minden munkatárs mindent lát. A Cascade ezért lehetőséget biztosít arra, hogy a forgatókönyv információi célzottan legyenek szűrhetők és megoszthatók.
Helyszín, felelős vagy témakör alapján is kialakíthatók nézetek, amelyek segítségével az egyes résztvevők elsősorban azokat az információkat kapják meg, amelyek a munkájukhoz szükségesek. A cél nem egyszerűen az információ megosztása, hanem a megfelelő információ eljuttatása a megfelelő emberhez.
„24 év rendezvényszervezési tapasztalata áll a fejlesztés mögött”
A Cascade mögött álló fejlesztési koncepciót Ábry Zoltán, a Cascade Event System tervezője és ügyvezető tulajdonosa dolgozta ki. Ábry 24 éve foglalkozik rendezvényszervezéssel, így a rendszer fejlesztésének kiindulópontját nem kizárólag technológiai megközelítés, hanem több mint két évtized gyakorlati rendezvényszervezési tapasztalata adta.
„A rendezvények során mindig ugyanazzal a problémával találkoztam: rengeteg információ van, rengeteg ember dolgozik egyszerre, és közben folyamatosan változik minden. A főszervező pedig sokszor egy személyben válik telefonközponttá, információs pulttá és hibajavító központtá. A Cascade célja eredetileg az volt, hogy ezt a munkát átláthatóbbá tegyük. Cessyvel viszont egy csapásra eljutottunk oda, hogy a forgatókönyv már nemcsak megmutatja az információt, hanem szó szerint kérdezni is lehet tőle” – mondta Ábry Zoltán.
A Cascade Event System Kft.-t 2022-ben alapította Ábry Zoltán és Szép Zoltán. Szép Zoltán több mint két évtizedes felsővezetői tapasztalattal rendelkezik gazdaságpolitikai, uniós és banki területen, korábban a Széchenyi Kártya Program fejlesztési vezetőjeként kisvállalkozás-fejlesztési programok kidolgozásában és országos hálózat kiépítésében is részt vett.
Egri fejlesztés, nemzetközi ambíciókkal
A fejlesztők tudomása szerint jelenleg nincs más, széles körben elérhető magyarországi – de jelenlegi ismereteik szerint a világon sem – olyan működő rendezvényasszisztensi AI-megoldás, amely a rendezvény forgatókönyvéből közvetlenül támogatja a lebonyolítást, ráadásul kifejezetten a rendezvényen dolgozó munkatársak AI-alapú információs asszisztenseként működik.
Ábry elmondása alapján az a megszokott, hogy az applikációk a közönség életét akarják komfortosabbá tenni, míg azok a kollégák, akik létrehozzák az eseményt, sokszor magukra vannak hagyva, elavult eszközökkel kell dolgozniuk. Ezen is változtatni szerettek volna alapítótársával, amikor kifejezetten a háttérmunka támogatására hozták létre ezt a szoftvert.
De mostantól az AI a rendezvény mögött dolgozó szervezői csapatot támogatja – tette hozzá.
A Cascade Event System és Cessy célja végső soron egyszerű: ember és AI, mostantól egy csapat, ha rendezvényszervezésről van szó.
Kövess minket az EH Google Hírek oldalán is a legfrissebb hírekért!
Betöltés ...
